Recouvrement des factures impayées : les étapes à suivre

Parmi les litiges qui opposent généralement les chefs d’entreprise à leurs clients, il y a les factures impayées. Cette situation constitue un risque majeur pour la survie de l’organisation. En effet, un non remboursement des dettes débitrices peut entraîner dans des cas extrêmes une cessation de paiements des salaires. Cela peut aussi empêcher l’approvisionnement en matière première.

Souhaitez-vous découvrir les étapes à suivre pour recouvrir vos factures impayées et éviter ces situations périlleuses ?

S’assurer de l’exigibilité de la créance

Dans une relation B2B, la créance se définit comme le montant qu’un client doit à un commerçant. Elle devient une facture impayée à l’issue d’un délai d’exigibilité. Dans ce cas, vous pouvez adresser une relance facture impayée au débiteur pour réclamer votre dette commerciale. À titre illustratif, il est marqué sur la facture du client qu’un délai de 30 jours lui est accordé pour effectuer le règlement de sa dette.

Cette créance n’est pas exigible avant l’expiration du délai de paiement accordé par l’entreprise. Toute procédure de recouvrement de facture impayée entamée avant cette date est donc irrecevable. En revanche, si la facture reste impayée au-delà des 30 jours, la créance devient en conséquence exigible. Vous pouvez alors entamer de plein droit la procédure de recouvrement de factures impayées.

S’assurer de la non-prescription de votre action

En droit, toutes les actions en justice sont enfermées dans un délai de prescription. Il s’agit en effet d’un temps légal accordé par la loi à un créancier pour réclamer son dû. Au-delà de cette période, toute action en réclamation devient forclose.

Il faut noter que le délai de prescription en matière commerciale diffère selon le statut du débiteur. En effet, s’il s’agit d’un commerçant, personne physique ou morale, vous disposez de 5 ans pour demander le paiement de votre dû. En revanche, si la créance est établie à l’égard d’un consommateur non commerçant, le délai de prescription est de 2 ans.

Entamer une procédure de recouvrement à l’amiable

Toute procédure de recouvrement de facture impayée commence par un règlement à l’amiable. Cette démarche privilégie le dialogue entre client et entreprise. Pour ce faire, vous devez recourir aux outils formels de recouvrement de factures impayées. Vous pouvez entamer une procédure de règlement à l’amiable en envoyant une lettre de relance à votre débiteur par e-mail. Cette solution est recommandée pour conserver une preuve de vos actions. Cette correspondance virtuelle doit se présenter sur un ton courtois. Il ne s’agit pas d’une menace, mais d’un rappel de l’obligation de paiement qui pèse sur le débiteur.

Le client peut cependant ne pas être joignable par e-mail. Vous pouvez alors lui adresser une lettre recommandée avec accusé de réception pour relance de facture impayée. Elle doit contenir le maximum d’informations sur la créance. Il est par ailleurs possible d’y ajouter des copies des factures impayées pour appuyer votre réclamation. Pour ce faire, n’hésitez pas à mettre à contribution votre service de comptabilité afin de disposer des pièces justificatives.

La mise en demeure

Si le recouvrement à l’amiable de facture impayée échoue, vous pouvez adresser une mise en demeure à votre débiteur. Il s’agit d’une étape obligatoire avant la phase judiciaire de la procédure. La mise en demeure pour facture impayée se fait par lettre recommandée. Elle doit contenir tous les renseignements utiles au sujet de la créance que vous réclamez. Trente jours après l’envoi de la mise en demeure et sans aucune suite, vous pouvez porter le litige devant les tribunaux. Pour ce faire, il est recommandé de solliciter l’assistance d’un conseil juridique.

La phase judiciaire de la procédure

La procédure judiciaire est le recours ultime pour un recouvrement de facture impayée. Pour une dette supérieure à 4000 euros, vous devez vous adresser directement à un juge. Celui-ci délivre une injonction à payer au débiteur. Par contre, si la créance est inférieure à 4000 euros, un huissier doit adresser d’abord une « invitation à participer à la procédure » au client. Ce n’est qu’après l’échec de cette étape que le litige est porté devant un juge.