Les avantages d’utiliser un carnet autocopiant
Le carnet autocopiant, également appelé bloc autocopiant est un outil pratique pour améliorer l’organisation au sein de l’entreprise. C’est le support idéal permettant de bien archiver tous les documents administratifs dans de nombreux domaines. Ce type de carnet présente nombreux avantages si l’on sait parfaitement s’en servir. En connaissant son mode de fonctionnement, on peut optimiser son utilisation pour en faire un bon outil de travail incontournable.
Le fonctionnement d’un carnet autocopiant
Le carnet autocopiant est utilisé dans différentes activités (location, facturation, …) parce qu’il permet de donner un duplicata à un client. Cela se fait par sa particularité bien à lui en contenant 2 ou 3 feuillets de couleurs différentes recouverts d’un produit spécifique. Il s’agit des microcapsules qui libèrent des produits chimiques après qu’elles soient mises sous pression par un crayon ou un stylo. Ces produits chimiques réagissent ensemble et se noircissent pour favoriser le recopiage sur les autres feuillets. Ce qui signifie que le contenu du premier feuillet est automatiquement recopié identiquement sur les autres feuillets. Ainsi, plusieurs parties peuvent avoir chacune, une copie du document, identique et autant valable que l’original.
Les options disponibles pour personnaliser un carnet autocopiant
Le principal avantage d’un bloc autocopiant est qu’il peut être personnalisé avec le logo d’une entreprise, ou le nom du salarié qui prends les commandes ou qui préparent les factures sur la couverture. Comme il s’agit d’un support de communication, cette personnalisation est la meilleure façon d’identifier plus rapidement l’entreprise collaborateur avec lequel le client travaille.
En outre, le bloc autocopiant existe sous différents formats standards (A6, A5 ; A4 ou A3) selon les besoins du client ou de l’entreprise. Il est aussi modifiable en termes de lieu de la souche, du nombre des feuillets, ou des couleurs du papier. Il peut être imprimé en noir ou en 2 ou 3 couleurs en plus du noir, en recto seul ou en recto-verso, et relié par encollage sur un côté pour constituer un bloc.
Un carnet autocopiant personnalisé peut être troué en type classeur, qui est bien plus pratique pour le rangement. Enfin, il est possible de le classifier par une numérotation unitaire à sept chiffres, sans lettre. Il suffit d’envoyer un fichier à l’entreprise d’impression pour passer une commande caractérisant tous les critères du carnet.
Le carnet autocopiant est un document polyvalent
Le carnet autocopiant est un outil important dans le service de gestion des commandes client dans divers secteurs d’activité. Il est considéré comme un carnet de commandes pour bien organiser ses commandes. Effectivement, une liasse autocopiante sert à réaliser un bon de commande permettant d’avoir une traçabilité sur toutes les activités de vente ou sur les personnes ayant passé des commandes.
C’est aussi un outil indispensable pour la facturation et pour l’archivage en laissant une trace d’un achat facilitant les comptes de l’entreprise. Enfin, grâce à une liasse autocopiante, on peut gagner du temps lors de la réalisation d’un devis en le recopiant rapidement et en plusieurs exemplaires. C’est qu’il s’agit d’un outil indispensable pour tous les professionnels leur offrant un réel avantage à plusieurs niveaux.
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